Gastronomen und Hoteliers sehen häufig in der Buchhaltung eine große Herausforderung, die sie gerne vor sich herschieben:
Unzählige Belege, viele Zahlen und kompliziertes Rechnen. Dabei ist eine ordnungsgemäße Buchhaltung entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Doch damit ist es bei weitem nicht getan.
Als branchenspezialisierte Steuerberatungskanzlei sind wir mit den Besonderheiten und Gefahren der Gastronomiebranche bestens vertraut und können Ihnen daher aufgrund unserer langjährigen Erfahrung ein speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes Portfolio an Leistungen und Beratung anbieten, so dass Probleme schon durch frühes Handeln vermieden werden können.
Unser Ziel ist es dabei, Sie dort abzuholen, wo Sie derzeit stehen und eine auf Ihren Betrieb und Ihre Bedürfnisse zugeschnittene innerbetriebliche Organisation um Sie herum aufzubauen, durch die Sie sich wieder auf Ihr ursprüngliches Geschäft konzentrieren können.
Aber auch als Existenzgründer ist es dringend erforderlich, bereits vor den ersten Schritten in die Selbständigkeit eine umfassende fachlich fundierte Existenzgründungsberatung in Anspruch zu nehmen und ausreichend Informationen (z.B. Branchenbriefe für Existenzgründer) einzuholen.
Nehmen Sie gerne unser unverbindliches Angebot zu einem kostenlosen Erstgespräch in Anspruch.
Die STEURA Steuerberatungsgesellschaft mbH in Gelsenkirchen-Schalke und die Steuerberatungskanzlei Ralph Steinberg in Gladbeck-Mitte sind jederzeit für Sie da und beraten Sie gerne in allen steuerlichen Fragen. Kontaktieren Sie uns einfach! Wir freuen uns auf Sie!
Wir sind spezialisiert auf
- Steuerberatung für Restaurants und Systemgastronomie
- Steuerberatung für Schnellrestaurants/Schnellimbiss
- Steuerberatung für Caterer und Kantinen
- Steuerberatung für Cafés und Eisdielen
- Steuerberatung für Schankwirtschaften/Kneipen
- Steuerberatung für Bars und Vergnügungslokale
- Steuerberatung für Discotheken und Tanzlokale
- Steuerberatung für Beherbergungsbetriebe/Hotels
Branchenspezifische Besonderheiten bei der Buchhaltung
Gerade in der Hotel- und Gastronomiebranche gibt es viele Besonderheiten, die in anderen Branchen nicht anzutreffen sind.
Beispielhaft seien hier genannt – Freigetränke – Gestellung von Mahlzeiten und Wohnraum an Mitarbeiter - Trinkgelder – Kassendifferenzen – Warenverderb – Gutscheine - Aufschlagsätze.
Betriebsprüfungen in der Gastronomie beinhalten neben der Kassenprüfung schwerpunktmäßig den Abgleich des Wareneinkaufs mit den daraus erzielten Erlösen. Für diese Prüfung kann sich der Betriebsprüfer an den allgemeinen Richtsätzen orientieren, um diese mit Ihrem individuellen Rohgewinnaufschlagsatz zu vergleichen. Weicht der individuelle Aufschlagssatz davon nach unten ab, wird der Betriebsprüfer das zum Anlass nehmen, um nach weiteren „Auffälligkeiten“ zu suchen.
Aus den vorstehenden Gründen ist es daher außerordentlich wichtig, die Besonderheiten Ihrer Branche zu kennen und sie entsprechend in der laufenden Buchhaltung abzubilden, denn nur so erhalten Sie zutreffende betriebswirtschaftliche Kennzahlen, mit denen Sie auch den Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung Paroli bieten können.
Um dies zu erreichen, wird von uns ein Branchenkontenrahmen für Hotels und Gaststätten verwendet, den wir an Ihre betriebsspezifischen Erfordernisse anpassen, um so sämtliche Besonderheiten in Ihrer Buchführung darzustellen.
Als Kontroll- und Führungsinstrument stellen wir Ihnen darüber hinaus speziell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Hotel-und Gaststätten-Auswertungen zur Verfügung. Ein branchenspezifischer Controlling Report zeigt Ihnen darüber hinaus die wirtschaftliche Entwicklung anhand ausgesuchter Kennzahlen, Trends, Schwellenwerte und Grafiken.
Lassen Sie uns Ihre Buchhaltung optimieren und dabei gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zum einen können Sie sicher sein, dass Ihre Finanzbuchführung künftig den gestiegenen Anforderungen der Finanzverwaltung genügt. Zum anderen verwandeln wir Ihre Buchhaltung in ein Instrument zur Unternehmenssteuerung.
Nachhaltige Gewinnsteigerung garantiert!
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht! Dies haben schon viele Unternehmer am eigenen Leib gespürt.
So kommt es häufig vor, dass gerade Unternehmen der Hotel- und Gastronomiebranche trotz gut gehender Geschäfte durch hohe Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen in eine existenzbedrohende Schieflage geraten.
Ursachen hierfür sind in der Regel Fehler und/oder Wissenslücken der Unternehmer, die sich in die Finanz- und Lohnbuchhaltung eingeschlichen haben und im Rahmen einer Überprüfung durch die Finanzbehörden oder die Rentenversicherungsträger dann rückwirkend für mehrere Jahre aufgedeckt und zu hohen Nachzahlungen führen
Um dem entgegenzuwirken, haben wir ein besonderes Controlling- und Dokumentationssystem in unserer Kanzlei eingeführt, das es uns möglich macht, derartige Fehler sofort zu entdecken und zu beheben. Dies ist ein besonderer Service, der Ihnen auf lange Sicht eine nachhaltige Gewinnsteigerung beschert.
Die Kassenführung ein beliebtes Prüfungsfeld der Finanzbehörden!
Betriebsprüfungen finden insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben statt. Einer Schätzung des Finanzministeriums NRW zufolge geht man in den bargeldintensiven Unternehmen von Steuerausfällen von bis zu 10 Mrd. Euro im Jahr aus. Aus diesem Grunde steht die Kasse zunehmend im Fokus der Finanzverwaltung.
Hintergrund sind die in diesen Betrieben häufig von Betriebsprüfern erzielten weit überdurchschnittlichen Mehrergebnisse. Daher haben sich Finanzämter und ihre Betriebsprüfer geradezu auf bargeldintensive Betriebe „spezialisiert“ und bilden dafür gesondert geschulte Kassenprüfer aus.
Zusätzlich wurde die Kassennachschau eingeführt, die es den Finanzbehörden erlaubt, jederzeit und ohne Voranmeldung insbesondere Ihre Kassenführung zu prüfen. Die Prüfungen finden gewöhnlich während Ihrer üblichen Geschäftszeiten in Ihren Geschäftsräumen statt; vorzugsweise jedoch kurz vor oder nach Geschäftsschluss.
Die Finanzämter sind bestrebt, jeden Betrieb zu überprüfen, so dass Sie sicher sein können, dass auch Ihr Betrieb in nächster Zeit mit einer „Kassennachschau“ rechnen muss.
Ziel und Vorgehen der Betriebsprüfer folgt in diesen Fällen sehr häufig einem eingespielten Muster. In einem ersten Schritt werden formale Kassenfehler gesucht – aufgrund der hohen gesetzlichen Anforderungen sind diese leider häufig leicht zu finden – die dann zum Anlass genommen werden, die Kassenführung zu verwerfen. In einem zweiten Schritt werden unter Verweis auf die nicht verwertbare Kassenführung ganz erhebliche Hinzuschätzungen zu Umsatz und Ertrag vorgenommen.
Die durchschnittlichen Hinzuschätzungen der Betriebsprüfer belaufen sich bei bargeldintensiven Betrieben auf ca. EUR 30.000,00 Netto - Umsatz pro Prüfungsjahr und erfolgen in 90% aller Prüfungsfälle (Achilles, Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen, 2015).
Kassennachschau
Bei der Kassennachschau kontrollieren die Finanzbeamten insbesondere Ihr Kassensystem und Ihre Kassenaufzeichnungen. Die Verfahrensdokumentation interessiert die Prüfer dabei besonders. Sie ist für jeden Unternehmer verpflichtend. Fehlt sie oder ist sie nicht vollständig, verhängt das Finanzamt meistens ein Bußgeld, schätzt die Umsätze und geht übergangslos in eine Betriebsprüfung über, die dann in der Regel zu existenzbedrohenden Steuernachzahlungen führt.
Organisationsoptimierung - Verfahrensdokumentation
Egal, ob Sie ein Hotel, ein Restaurant oder eine Schankwirtschaft betreiben; jedes Unternehmen hat eine innerbetriebliche Organisation.
Diese täglich wiederkehrenden Abläufe kommen in allen Bereichen eines jeden Unternehmens vor. Häufig sind sie nicht schriftlich fixiert, sondern nur mündlich weitergegeben oder haben sich irgendwann einfach manifestiert.
Wenn es jedoch in Ihrem Betrieb keine schriftlichen Aufzeichnungen über die Abläufe Ihrer steuerlich relevanten Prozesse gibt, verstoßen Sie gegen Ihre steuerlichen Pflichten. Diese verlangen nämlich, dass Sie alle steuerlich relevanten Prozesse in Form einer Verfahrensdokumentation schriftlich niederlegen.
Können Sie bei einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung keine lückenlose Verfahrensdokumentation vorlegen, kann dies zu existenzbedrohenden Hinzuschätzungen und ggfs. auch zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens führen.
Daher unser dringender Rat: Geben Sie der Finanzverwaltung keinen Anlass, die formelle Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchhaltung anzuzweifeln.
Wir erstellen eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen und optimieren in diesem Zusammenhang Ihre steuerlich relevanten innerbetrieblichen Abläufe.
Hybride/digitale Buchhaltung
Die Digitalisierung schreitet mit großen Schritten unaufhaltsam voran. Als Unternehmer setzen Sie in der Regel bereits heute schon digitale Systeme (z.B. TSE Kassen) ein und erledigen viele Aufgaben online (z.B. per Onlinebanking). Auch werden Sie sicherlich bereits viele Ihrer Eingangsrechnungen in digitaler Form (z.B. per Mail) erhalten.
Warum sollten Sie also noch Tagesendsummenbons, digitale Rechnungen und Kontoauszüge umständlich ausdrucken und zum Steuerberater bringen, wenn Sie bereits schon einen großen Teil Ihrer Buchhaltung in digitaler Form vorliegen haben?
Genau an diesem Punkt holen wir Sie ab und unterstützen Sie dabei, noch bestehende digitale Lücken zu schließen, so dass Sie eine vollumfängliche digitale Buchhaltung haben. Wir beraten Sie hinsichtlich der dafür notwendigen Schnittstellen und stellen Ihnen ein Onlineportal zur Verfügung, in welchem Sie Ihre steuerlich relevanten Unterlagen auf verschiedenen Wegen (z.B. per Handyscanner) ablegen und an uns weiterleiten können. Dies spart Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern schont zudem auch noch die Umwelt.
Als Plattform für den Belegaustausch verwenden wir Datev Unternehmen Online. Eine Software, die es Ihnen zudem möglich macht, alle steuerlich relevanten Belege revisionssicher digital abzulegen und über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum zu archivieren.
Trotz der Vorteile einer digitalen Buchhaltung entscheiden sich viele Unternehmer aus unterschiedlichen Gründen jedoch immer noch für die beleghafte Buchhaltung (Pendelordner). Hier bieten wir Ihnen eine hybride Buchhaltung an, bei der Sie uns wie gewohnt Ihren Pendelordner einreichen. Ihre Belege werden dann in unserem Hause digitalisiert. Ergänzend dazu stellen wir Ihnen auch noch eine Scansoftware für Ihr Smartphone oder iPhone zur Verfügung, mit der Sie die Möglichkeit haben, Belege mit 2 Klicks digital an uns zu übermitteln.
Lohnbuchhaltung - Lohnoptimierung
Gute Mitarbeiter zu finden ist schwer. Gute Mitarbeiter zu halten, ist oftmals noch schwerer!
Aufgrund geringer Gewinnspannen ist es in vielen Branchen besonders schwierig, die eigenen Mitarbeiter dauerhaft attraktiv zu entlohnen. Jedoch gibt es eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten, eine Lohnerhöhung zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Arbeitgeber durchzuführen.
Berechnen Sie mit unserem Gehaltsrechner selbst, was z.B. bei einer Lohnerhöhung von 100,00 € brutto bei Ihrem Mitarbeiter netto ankommt und welche Kosten für Sie als Arbeitgeber dadurch entstehen.
Dabei bieten insbesondere steuerfreie Zuwendungen attraktive Möglichkeiten, Mitarbeitern zusätzliche Vorteile zum Lohn zukommen zu lassen. Und zwar solche, die nicht von Steuern und von Sozialbeiträgen verzehrt werden. So werden Sie als Arbeitgeber attraktiver und bieten Ihren Mitarbeitern mehr finanzielle Flexibilität und vor allem mehr Wert! So können Sie auf Dauer Ihre Mitarbeiter motivieren und diese durch gezielte finanzielle Anreize weiterhin von Ihrem Unternehmen überzeugen.
Als branchenspezialisierte Steuerberatungskanzlei kennen wir alle Möglichkeiten steuerfreier Zuwendungen in Ihrer Branche. Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch alle Möglichkeiten einer Lohnoptimierung auf, durch die Sie sich als Arbeitgeber bei Ihren Mitarbeitern wertvoller machen und von der Konkurrenz abheben, ohne gleich Ihre Personalkosten in die Höhe zu treiben. Die Möglichkeiten sind dabei nicht gerade vielfältig. Aber es gibt sie, und Sie sollten Sie nutzen!
Ordnungsgemäße Kassenführung
Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist Pflicht für jeden.
Doch die gesetzlichen Regeln zur Kassenführung sind zahlreich und dazu komplex. Für einen (steuerlichen) Laien sind sie faktisch nicht in Gänze zu beherrschen.
Die wichtigsten Punkte haben wir nachfolgend einmal für Sie zusammengestellt. Die Aufzählung ist jedoch nicht abschließend und wird von uns auf jeden Fall individuell im Rahmen der Verfahrensdokumentation und einer Präventivberatung mit dem Ziel der ordnungsgemäßen Kassenführung auf Ihr Unternehmen abgestimmt.
- Registrierkassen
Setzen sie eine elektronische Registrierkasse ein, muss diese zwingend über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen (TSE), die das Löschen von Umsätzen verhindert.
- Einzelaufzeichnungspflicht
Kassenumsätze sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen und täglich festzuhalten. Kassenbucheinträge müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein.
Folgende Angaben gehören zu den archivierungspflichtigen Kassenunterlagen:
- Verkauftes Produkt oder Leistung
- Menge
- Preis
- Zahlungsart (bar oder unbar)
- Name und Anschrift des Kunden beim Lieferservice
- Zwingende Belegausgabe
Bei der überwiegenden Zahl der „elektronischen Registrierkassensysteme“ erfolgt der Abschluss der Aufzeichnung des Bargeschäfts mit der Erstellung eines Kassenbons auf Papier. Der Bundesfinanzminister ließ durchblicken, dass die Nichtausgabe des Kassenbons als ein Indiz für eine nicht-ordnungsgemäße Kassenführung gewertet werden kann. Die Möglichkeit, einen elektronischen Bon zu erzeugen, ist ausdrücklich zugelassen.
- Anmeldung des Kassensystems bei der Finanzverwaltung
Ursprünglich sollten alle Unternehmer ihre Kassensysteme bereits auf elektronischem Weg bei der Finanzverwaltung anmelden; leider wurde jedoch vergessen, die entsprechenden Voraussetzungen dafür zu schaffen. Sobald der Zugang zur Anmeldung von TSE-Kassensystemen durch die Finanzverwaltung eingerichtet ist, müssen sämtliche im Betrieb aktiven Kassensysteme angemeldet und bei einer Außerbetriebnahme wieder abgemeldet werden.
Gerne übernehmen wir natürlich auch die elektronischen Meldungen für Sie.
- Archivierung der Kassendaten
Die Archivierungspflicht von Kassendaten ist kein neues Thema, sondern basiert auf zahlreichen Regelungen wie z.B. den Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Hilfestellung für eine revisionssichere Archivierung von Kassendaten können Cloud-basierte Lösungen wie das DATEV Kassenarchiv online bieten.
Typische Fehler bei der Kassenführung
Eine ordnungsgemäße Kassenführung durch Ladeninhaber: innen umfasst die Pflicht, Belege fortlaufend und lückenlos zu erstellen. Dies gilt im Übrigen auch für Kleinunternehmer. Bei Lücken in der Nummerierung kommen während der Kassennachschau durch das Finanzamt sofort unangenehme Nachfragen. Oft sind Leerbons die Ursache. Sie entstehen zum Beispiel, wenn das Kassenpersonal sich an- und abmeldet oder die Geldschublade öffnet. Damit Prüfer deshalb nicht gleich die komplette Kassenführung in Frage stellen, sind die dabei erzeugten Bons zwingend aufzubewahren. Moderne Registrierkassen ermöglichen eine elektronische Speicherung und revisionssichere Archivierung. Dadurch werden die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Digital) erfüllt und belegen eine ordnungsgemäße Kassenführung.
Probleme gibt es häufig auch beim Geld wechseln. Meist drückt das Kassenpersonal die K/V-Taste – „kein Verkauf“. Finanzbeamte unterstellen dann, man wolle Bargeld am Fiskus vorbei schleusen. Besser wäre es, die Taste komplett zu sperren. Der Geldwechsel muss korrekt über die Kasse laufen – als Einzahlung mit gleichzeitiger Auszahlung inklusive Belegausgabe. Der Kunde erhält einen Kassenbon über 0 Euro Umsatz, 0 Prozent Umsatzsteuer und 0 Euro bar.
Ist die „offene Ladenkasse“ weiterhin erlaubt?
Die offene Ladenkasse oder Handkasse bleibt weiterhin erlaubt. Allerdings besteht auch hier die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht. Alle Unternehmen mit einer offenen Ladenkasse wie z.B. Restaurants müssen Auskunft über jeden Geschäftsvorfall geben können. Die summarische Ermittlung der Bareinnahmen ist nur noch wenigen Kleinstbetrieben erlaubt.
Ärger mit dem Finanzamt?
Schon zahlreiche Gaststättengewerbe haben wir erfolgreich gegen ungerechtfertigte Handlungen des Finanzamtes vertreten.
Wir unterstützen Sie bei der Kassennachschau, der Betriebsprüfung und im Steuerstrafverfahren.
Schwerpunkte einer Betriebsprüfung in der Gastronomiebranche
Am Beispiel eines Restaurants möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über die Schwerpunkte einer Betriebsprüfung aufzeigen.
Neben der bereits mehrfach genannten Kassenprüfung beinhalten Betriebsprüfungen in der Gastronomie schwerpunktmäßig den Abgleich des Wareneinkaufs mit den daraus erzielten Erlösen. Für diese Prüfung kann sich der Betriebsprüfer an den allgemeinen Richtsätzen für die Gastronomiebranche orientieren, um diese mit dem individuellen Rohgewinnaufschlagsatz des zu prüfenden Betriebes zu vergleichen.
Der durchschnittliche Rohgewinnaufschlagsatz für Restaurants liegt laut Richtsatzsammlung des BMF bei 270%. Weicht der individuelle Aufschlagsatz davon nach unten ab, wird der Betriebsprüfer das zum Anlass nehmen, um nach weiteren „Auffälligkeiten“ zu suchen.
Aus den vorstehenden Gründen ist es daher außerordentlich wichtig, die Besonderheiten Ihrer Branche zu kennen und sie entsprechend in der laufenden Buchhaltung abzubilden, denn nur so erhalten Sie zutreffende betriebswirtschaftliche Kennzahlen, mit denen Sie auch den Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung Paroli bieten können.
Was wir sonst noch für Sie tun!
- Klassische Steuerberatung/Steueroptimierung
- Erstellung Ihrer kompletten Finanzbuchführung
- Erstellung des Jahresabschlusses (Einnahme-Überschuss-Rechnung und Bilanz)
- Erstellung sämtlicher betrieblicher Steuererklärungen
- Erstellung sämtlicher privater Steuererklärungen
- Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation einschließlich Organisationsberatung
- Erstellung Ihrer Lohnbuchhaltung
- Lohnoptimierung
- Betriebswirtschaftliche Beratung
- Beantragung Steuernummer
- Beantragung Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Beantragung einer Unbedenklichkeitsbestätigung
- Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen
- Erstellung von ZM-Meldungen
- Reverse Charge Verfahren
- Betreuung im Rahmen von Betriebs-, Zoll- und Sozialversicherungsprüfungen
- Digitalisierung Ihres Belegwesens (hybride Buchhaltung)
- Existenzgründungsberatung
- Umwandlungen
- Nachfolgeberatung
- Erbschafts- und Schenkungssteuer
